Get Adobe Flash player
Get Adobe Flash player
Home Platforma Ascent.DBI Funkcjonalność Ascent.DBI Office

            Ascent.DBI Office służy do zarządzania obiegiem informacji. Pozwala gromadzić dokumenty zewnętrzne (pliki) i systemowe (wiadomości e-mail, raporty i procesy). Ponieważ dostęp do dokumentów jest regulowany ogólnosystemowymi uprawnieniami, każdy użytkownik może dotrzeć do informacji odpowiadających jego kompetencjom.Jednak Ascent.DBI daje więcej możliwości. W ramach obszaru Office dostępne są narzędzia umożliwiające publikację aktualności (portal korporacyjny) i wysyłanie newsletterów. Forum użytkowników pozwala użytkownikom brać aktywny udział w życiu społeczności. Natomiast wiadomości prywatne mogą być przesyłane przez wewnątrzsystemową pocztę elektroniczną bądź e-mail. Ascent.DBI posiada wbudowaną aplikację do zarządzania wiadomościami e-mail – poczta e-mailowa może być sprawdzana z poziomu systemu, a każda wiadomość zapisana jako dokument.

Dodatkowe narzędzia pozwalają generować zestawienia i analizy danych pochodzących z różnych źródeł (także innych systemów informatycznych) oraz zarządzać pracą innych użytkowników za pośrednictwem indywidualnych i grupowych kalendarzy pracy.

Repozytorium dokumentów
Repozytorium to potężna biblioteka dokumentów. Struktura folderów – odpowiednik
sektorów i półek tradycyjnej biblioteki – pozwala zachować przejrzysty układ
zapisanych w niej informacji. Dostęp do dokumentów jest uzależniany od uprawnień
użytkownika systemu.

Co można umieścić w repozytorium
Dokumentem repozytorium może być dowolny plik (np. pliki .doc, .pdf, .jpg
itd.) lub informacja zarejestrowana w systemie Ascent.DBI – zapis przebiegu
procesu, wygenerowane zestawienie albo wiadomości poczty elektronicznej
wraz z załącznikami.

Wyszukiwanie
Wyszukiwanie obejmuje wszystkie zasoby systemu. Możliwe jest odnalezienie
dowolnych fraz występujących w treści, tematach, słowach kluczowych
i komentarzach – zarówno dokumentów z repozytorium, jak i procesów, aktualności
oraz zapisów kalendarza.

Alternatywne struktury repozytorium
Dostęp do dokumentów może być realizowany na wiele sposobów – jednym z nich
jest utworzenie alternatywnej struktury repozytorium. Struktura alternatywna jest
zbudowana z tych samych lokalizacji co repozytorium, lecz według innej koncepcji,
która pomaga użytkownikom dotrzeć do informacji w szczególnych sytuacjach.

Kolekcje
Dokumenty z dowolnych folderów repozytorium mogą być łączone w zbiory zwane
kolekcjami. Dzięki niezależnym uprawnieniom do kolekcji, dokument niedostępny
dla konkretnego użytkownika z racji lokalizacji, może stać się dla niego osiągalny
poprzez kolekcję.

Korekty
Dokumenty zgromadzone w repozytorium mogą podlegać korygowaniu. Ascent.DBI
umożliwia prowadzenie ewidencji wszystkich zmian, z przechowywaniem
dokumentów sprzed korekty włącznie.

Informacja o nowych dokumentach
W momencie umieszczenia dokumentu w konkretnej lokalizacji repozytorium,
system może wysłać zawiadomienie do osób zainteresowanych przez e-mail lub SMS
lub uruchomić zdefiniowany wcześniej proces dystrybucji dokumentu.

Portal informacyjny
Obszar Office to także dystrybucja informacji publicznej. System zarządzania
aktualnościami daje możliwość przygotowania informacji dla użytkowników,
z uwzględnieniem rangi dostępu. Po zadeklarowanym czasie wiadomości trafiają do
archiwum, do którego może sięgnąć każdy uprawniony użytkownik.

Portal integracyjny
Ascent.DBI pozwala pobierać informacje z zewnętrznych źródeł danych.
W praktyce oznacza to możliwość generowania raportów w oparciu o dokumenty
umieszczone w innych systemach informatycznych – bez utraty narzędzi dostępnych
w Ascencie.

Kalendarz
Istotnym modułem systemu jest Kalendarz – środowisko, w którym za pomocą
wygodnego interfejsu użytkownik może rejestrować notatki i polecenia dla siebie
oraz podległych mu użytkowników. Dzięki temu można stworzyć proces przepływu
informacji pomiędzy planistą a wykonawcą.